Como importar Explotaciones Agrarias desde Excel

por | 22 Sep 20 | Tutoriales

Importación de explotaciones a partir de una hoja Excel

Importar explotaciones agrarias desde una hoja de calculo Excel es una excelente forma de ahorrar tiempo y evitar errores para aquellos técnicos que tienen que asesorar un número elevado de explotaciones.

aGROSlab es una herramienta colaborativa para técnicos y agricultores. El primer paso para comenzar a trabajar con aGROSlab es crear las Explotaciones Agrarias. En el caso de Cooperativas, Organizaciones Profesionales o Entidades de Asesoramiento, que trabajan con un conjunto de explotaciones, esto puede ser un trabajo arduo e incluso tedioso. En este tutorial te mostramos como importar explotaciones agrarias, creando todas las parcelas automáticamente a partir de los datos registrados en una hoja Excel estandarizada.

Para realizar el proceso de importar explotaciones agrarias necesitas:

  • Los datos de los titulares de las explotaciones a crear.
  • La plantilla Excel para explotaciones de aGROSlab.

Importar Explotaciones Agrarias desde Excel.

Consideraciones previas a importar Explotaciones Agrarias.

Esta utilidad está diseñada para aquellas ocasiones en las que es necesario crear varias explotaciones de forma consecutiva.

Si solo tienes que crear una o dos explotaciones puedes hacerlo a través de la pantalla de mantenimiento y consulta de explotaciones. Para ello tienes que elegir la opción Explotaciones > Ver Explotaciones del menú. 

Importar explotaciones agrarias en aGROSlab

Una vez en la pantalla de consulta de explotaciones pulsaremos sobre el botón “Agregar” situado en la parte superior derecha de la pantalla para añadir una nueva explotación.

Importar explotaciones agrarias creación manual

Además desde esta misma pantalla también podrás trabajar con las explotaciones previamente registradas, bien para consultarlas, bien para editarlas o suprimirlas.

Para ello solo tienes que situarte en la explotación de tu interés, para facilitarlo dispones de varios filtros en la parte superior, y usar los indicadores y botones disponibles en la parte derecha de cada fila:

Indicador de Recintos aGROSlab

Recintos

Indica, en color verde, si se han creado recintos para esa explotación  o no, en color gris.

Visualizar un registro

Visualizar

Como su nombre indica permite ver los datos de la explotación seleccionada.

Editar Registro aGROSlab

Modificar

Permite modificar la información previamente registrada de una explotación.

Eliminar un registro aGROSlab

Eliminar

Permite suprimir una explotación agraria

Proceso a seguir para importar Explotaciones Agrarias.

Para importar explotaciones agrarias iremos a la opción de menú Explotaciones > Ver Explotaciones, pulsando sobre el botón situado más a la izquierda “Importar Explotaciones”

Es importante que antes de proceder a la importación hagas las siguientes comprobaciones:

  • Tu archivo en formato Excel ha sido creado usando la plantilla y siguiendo las indicaciones que encontrarás aquí.
  • Los datos a importar están en la primera hoja de la Excel (la de más a la izquierda).
  • Los datos de las explotaciones comienzan en la segunda fila.
  • Entre las filas con datos no hay ninguna vacía.
  • No hay ninguna celda vacía en las columnas con cumplimentación obligatoria (puede comprobarlo usando autofiltros).
  • Si tienes un número muy elevado de explotaciones, realiza la importación en varios lotes, para ello puedes usar el mismo archivo dividido en varias hojas e ir moviéndolas al extremo izquierdo en cada importación.
  • Si ya hay explotaciones creadas, toma nota del número para posteriormente comprobar que todas las explotaciones adicionales han sido creadas.
  • Si tienes cualquier duda, consulta con nuestro departamento de soporte.
Importar Explotaciones Agrarias desde Excel

En la ventana que se abrirá a continuación haremos click con el ratón sobre el botón “Seleccionar fichero”, que aparece en la parte superior izquierda, y que nos llevará al Explorador de Archivos para que seleccionemos la hoja Excel con los datos que deseamos importar.

A continuación cumplimentaremos los datos solicitados según se indica a continuación:

  • Recuperar datos a partir de línea:
    2
  • Tipo:
    Dejar la opción por defecto “Usuarios y Productores”
  • Fecha de fin de licencia:
    Dejar vacío
  • Días de aviso de fin de licencia:
    Dejar vacío

Una vez cumplimentados los campos anteriores pulsaremos el botón “Importar” para comenzar el proceso automático que puede demorar entre algunos segundos a varios minutos en función del número de explotaciones a importar.

Una vez finalizado el proceso aparecerá en la parte superior izquierda el mensaje: “Terminada la lectura de los datos. Revise el resultado.”

Haciendo click sobre el botón “Volver” comprobaremos de nuevo el número de explotaciones existentes y que se corresponde con la suma de las que ya había previamente y las que hemos importado ahora.

Si se trata de un número inferior al total puede deberse a los siguientes motivos:

  • Alguna explotación ya existía previamente.
  • Alguna explotación tenía una de las celdas obligatorias vacía y no se ha importado.
  • Alguno de los datos de la explotación no tenía el formato adecuado y no se ha importado.

Una vez chequeados y detectados los errores, podemos crear una copia de la hoja, colocarla la primera, corregir los datos erróneos, eliminar las explotaciones ya importadas y ejecutar de nuevo el proceso para las explotaciones no importadas.

Preparar la Excel con los Datos para Importar Explotaciones Agrarias.

Descargar la plantilla.

De forma previa a la importación de las explotaciones agrarias debemos preparar los datos sobre la plantilla estandarizada para aGROSlab.

El primer paso será descargar la plantilla desde este enlace: Plantilla Importación Explotaciones Agrarias

La plantilla consta de una serie de columnas con el fondo del encabezado en color rojo, que deben ser cumplimentadas de forma obligatoria, y columnas con el fondo en color azul, de carácter opcional.

Las filas representan todos los datos de cada una de las explotaciones (registros) y las columnas se corresponden con cada uno de los datos que debemos introducir para cada explotación (campos).

Es muy importante no dejar ningún campo obligatorio vacío, en ese caso la explotación a la que corresponde (fila) no se importará.

El archivo Excel (Cuaderno en la terminología de Microsoft) puede estar compuesto por varias hojas. aGROSlab solo importará los datos incluidos en la primera hoja, el resto de hojas pueden ser usadas con datos de apoyo, no afectando de modo alguno al proceso de importación.

Importar Explotaciones Agrarias Plantilla Excel

Como cumplimentar la Excel para la importación de parcelas agrarias

En este apartado veremos las columnas (campos) que pueden cumplimentarse e importarse para cada explotación.

En la plantilla encontrarás las filas 2 y 3 cumplimentadas con datos de ejemplo, elimina los datos antes de comenzar a introducir o pegar los reales.

Si lo deseas puedes usar hojas auxiliares, recuerda que solo se importarán los datos introducidos en la primera hoja desde la izquierda. 

Código

Campo de cumplimentación obligatoria

Puedes usar un código propio como el código de cliente o de socio, o usar cualquier otra codificación. Una forma rápida de cumplimentarlo es, una vez introducidos todos los nombres, rellenar las dos primeras filas con los números 1 y 2, seleccionaralas y hacer doble click (o arrastrar9 en el punto que aparece en la parte inferior derecha de la selección, el resto de celdas de la columna se autocompletará automáticamente.

Nombre

Nombre del titular de la explotación agrícola, sea persona física o jurídica.

Campo de cumplimentación obligatoria, asegúrate de que ninguna celda quede vacía, recuerda que si un campo obligatorio queda sin información la explotación correspondiente no se importará.

Razón Social

Campo de cumplimentación obligatoria

Los datos a incorporar son los mismos que en la columna “Nombre”, puedes copiar de esa columna.

Población

Campo de cumplimentación obligatoria.

Nombre de la población en la que reside el titular de la explotación.

Domiclio

Campo de cumplimentación obligatoria.

Tipo de vía, nombre de la vía y número de la finca en la que reside el titular (persona física o jurídica) de la explotación.

Si no dispones el dato en este momento cumplimentalo con un valor provisonal, por ejemplo “calle”, después podrás poner el correcto desde la pantalla de mantenimiento de explotaciones.

A / B / C / D

No cumplimentar.

Las columnas F, G, H e I de la hoja de calculo, identificadas respectivamene con las letras A, B, C, y D son de uso interno y deberán dejarse siempre sin cumplimentar.

Código Postal

Campo Obligatorio

Debe cumplimentarse con el código postal del domicilio del titular de la explotación.

Si no se dispone del código postal puede consultarse en la web de correos en este enlace.

Código Comunidad

Campo de cumplimentación obligatoria.

En este campo debe introducirse el código correspondiente a la Comunidad Autónoma a la que pertenece la explotación, que encontrarás en la siguiente tabla:

Comunidad Autónoma Código
Andalucía 1
Aragón 2
Principado de Asturias 3
Islas Baleares / Illes Balears 4
Canarias 5
Cantabria 6
Castilla y León 7
Castilla-La Mancha 8
Cataluña / Catalunya 9
Comunidad Valenciana / Comunitat Valenciana  10
Extremadura 11
Galicia 12
Comunidad de Madrid 13
Región de Murcia 14
Comunidad Foral de Navarra 15
País Vasco / Euskadi 16
La Rioja 17
Código Provincia

El código de provincia en aGROSlab coinicide con el de catastro/SIGPAC, que a su vez se corresponde con los dos primeros digitos del Código Postal.

Si todas las explotaciones pertenecen a la misma provincia, puede introducirse para la primera explotación y después copiarlo al resto arrastando con el ratón.

Si hay un número elevado de explotaciones de varias provincias podemos usar un sencillo truco: crear una formula para copiarlo del código postal.

Para ellos seguiremos los siguientes pasos:

  1. Elegiremos una columna que no tenga datos, por ejemplo “Provincia”
  2. Introduciremos en la celda correspondiente a la primera explotación (fila 2) la siguiente formula:   =IZQUIERDA(J2;2)  donde J2 es la celda correspondiente al código postal de esa explotación.
  3. Arrastraremos (o haremos doble click) desde el cuadradito que aparece en el extremo inferior derecho de la celda para extender la formula al resto de filas.
  4. Copiaremos todos los valores calculados  y los pegaremos con la opción pegar como valores (representado por el icono del portapapeles con los números 1,2,3) en las celdas de la columna “Código Provincia”.  
Provincia

No es necesario cumplimentarlo de determina a partir del código introducido en el campo “Código de Provincia”

Código Municipio

Campo de cumplimentación obligatoria.

El campo código de municipio debe cumplimentarse con los códigos de catastro, en ningún caso deben utilizarse los del INE.

Aunque habitualmente son conocidos, pueden consultarse en la hoja Excel que puede descargarse desde la página web del FEGA en este enlace: Descarga Excel Códigos de Municipio

Código País

El código país para España es el 34, puede arrastrarse y copiarse a todas las celdas de la columna.

País

No es necesario cumplimentarlo de determina a partir del código introducido en el campo “Código de País”.

NIF

Es un campo especialmente relevante dado que va a ser la clave para una posterior importación de recintos.

En el caso de tratarse de un NIF de Persona Física siempre debe tener 8 dígitos numéricos y una letra a la derecha. Si fuera necesario debe completarse con ceros por la izquierda.

Debe introducirse sin espacios, puntos, guiones o cualquier otro carácter diferente a sus propios números o letras.

 Régimen fiscal (PF persona física, PJ persona jurídica)

Se cumplimenta con “PF” para personas físicas y “PJ” para personas jurídicas.

Dado que lo habitual es que la mayoría de los titulares de las explotaciones sean Persona Físicas, un pequeño truco es cumplimentar toda la columna con “PF” para a continuación, usando el filtro de la columna “NIF”, localizar los registros correspondientes a personas jurídicas y sustituir el valor por “PJ”.

¿Socio?

Puede cumplimentarse si se desea para diferenciar las explotaciones que tienen una vinculación especial con la entidad de asesoramiento, por ejemplo los socios de una cooperativa.

Puede dejarse vacío.

¿En Vigor?

Permite establecer que explotaciones están activas, puede usarse para desactivar explotaciones en bloque. 

Puede dejarse vacío.

Régimen Nacional

Campo de cumplimentación obligatoria.

Se debe cumplimentar con el “NIF” del titular de la explotación, puede por lo tanto copiarse directamente esa columna.

Régimen Autonómico

Campo de cumplimentación obligatoria.

Se debe cumplimentar con el “NIF” del titular de la explotación, puede por lo tanto copiarse directamente esa columna.

ROPO

Campo de cumplimentación obligatoria.

Se debe cumplimentar con el “NIF” del titular de la explotación, puede por lo tanto copiarse directamente esa columna.

Teléfono

Campo opcional.

Cumplimentar si se desea con nueve dígitos sin espacios.

Móvil

Campo opcional.

Cumplimentar si se desea con nueve dígitos sin espacios.

Login-Email

Este campo siempre debe estar cumplimentado y no puede coincidir con el valor asignado a otra explotación dado que puede ser usado cono identificador de acceso a la explotación tanto en entorno web como desde las apps para dispositivos móviles. Si hay varias explotaciones con el mismo correo solo se creará una de ellas.

Debe usarse un correo electrónico real si es posible, en caso contrario deberá cumplimentarse con un correo ficticio.

En caso de existir un número elevado de explotaciones sin dirección de correo, puede generarse a partir del NIF usando una formula de MS Excel, para ello seguiremos los siguientes pasos:

  1. Elegimos una columna que no tenga datos, por ejemplo la “AB” 
  2. Introducimos en la fila correspondiente a la primera explotación (fila 2) la siguiente formula: =Q2&”@micorreo.es” 
  3. Arrastraremos (o haremos doble click) desde el cuadradito que aparece en el extremo inferior derecho de la celda para extender la formula al resto de filas.
  4. Copiaremos todos los valores calculados  y los pegaremos con la opción pegar como valores (representado por el icono del portapapeles con los números 1,2,3) en las celdas de la columna “Login-Email”.
  5. Borraremos los datos que aparecen en la columna que hemos usado para componer la formula, fila “AB” en este ejemplo. 
NIF Entidad

Campo de cumplimentación obligatoria.

En esta columna deberá aparecer en NIF de la entidad gestora que presta el servicio, será el mismo para todas las explotaciones.

Debe introducirse sin espacios ni guiones.

 

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